Het doel van de functie:

Bijdrage aan de organisatie

Het is van groot belang dat de financiële- en personeelsadministratie feilloos uitgevoerd worden; dit is de verantwoordelijkheid van de ‘HR & finance officer’. Hij/zij is dagelijks bezig met het registreren, verwerken en optimaliseren van informatie en beheert hij/zij de planning en processen die dit mogelijk maken. Dit gebeurt in het eigen systeem én in samenwerking met externe partners. In een groeiende veranderende organisatie is het zijn/haar taak om ervoor te zorgen dat beleid, processen en systemen op het gebeid van HR en accounting bij blijven bij de veranderingen. Daarnaast speelt hij/zij met zijn/haar ervaring en input een belangrijke rol in de ondersteuning van het MT. Zijn/haar senioriteit en houding ondersteunen deze rol.

Taken & verantwoordelijkheden

HR

  • Verantwoordelijk voor een correctie personeelsadministratie t.a.v. ziekte, verzuim, uren en loon.
  • Beheert personeelsdossiers t.a.v. contracten & opleidingen.
  • Ondersteunt proactief het management op het gebied van HR-beleid door middel van rapportages, planningen en voorstellen.
  • Onderhoudt het contact, controleert en werkt samen met de externe loonadministratie (uitgevoerd door accountant).

Finance

  • Controleert de facturen van leveranciers en stemt bij verschillen af met betreffende functionarissen en/of leverancier.
  • Boekt kostenfacturen in, zet betalingen klaar en verwerkt en controleert bankmutaties in de administratie.
  • Voert debiteurenbeheer uit
  • Stelt financiële rapportages op ten behoeve van het management
  • Onderhoudt het contact, controleert en werkt samen met de externe accountant, bijvoorbeeld t.b.v. de jaarcyclus.

Algemeen 

  • Beheren van verzekeringsportfolio van de organisatie inclusief regulier contact met verzekeraars of tussenpersoon
  • Proactief aandragen van en bijdragen aan de verbetering van dagelijkse organisatorische werkzaamheden binnen het administratieve proces. 
  • Ondersteund door externe partners, beleid t.a.v. HR & accounting continu bewaken in relatie tot relevante wet-en-regelgeving en verbeteringen voorstellen aan het management 

Ondersteunend aan

  • Management t.b.v. HR, finance & accounting
  • Afdeling ‘ELDA externe administratie’ t.b.v. optimalisatie, ondersteuning & vervanging

KPI’s

  • Juistheid & volledigheid van dossiers & administratie
  • Tijdigheid van rapportages, proces- & dossierstukken
  • Discretie t.a.v. personeelsdossiers en financiële informatie 
  • Verbeterpotentieel in relatie tot organisatorische groei en verbetering

De plaats in de organisatie:

Werklocatie – Rijen, Nederland

Interne relaties – Alle medewerkers t.b.v. uitvoerende werkzaamheden, informatie en advies

Externe relaties – Leveranciers & tussenpersonen van diverse diensten; verzekeraars, accountants, recruiters

Leidinggevende – General manager/CFO

‘Direct reports’ – Geen/administratief medewerkers

Vervanging – Administratief medewerker tbv uitvoerende werkzaamheden; CFO tbv inhoudelijke onderwerpen

Het profiel van de medewerker:

Eigenschappen en competenties

  • Discreet, zorgvuldig & zelfstandig
  • Communicatief sterk, goede interpersoonlijke en leidinggevende vaardigheden; toegankelijk
  • Goede organisatievaardigheden, gestructureerd; heeft & houdt overzicht en is kostenbewust
  • Sterke analytische vaardigheden; in staat om rapportages op te stellen en te analyseren
  • In staat om verbanden te leggen tussen strategie & operatie en korte- en lange termijn doelstellingen

Kennis en vaardigheden

  • Beschikt over HBO denk- en werkniveau met een opleiding in een relevant vakgebied
  • Meerjarige werkervaring in een (personeels-) administratieve, boekhoudkundige functie
  • Ervaring met het werken in boekhoudpakketten
  • Uitstekende beheersing van MS Office (Excel) en ervaren in het opstellen van rapportages
  • Uitstekende beheersing van Engelse en Nederlandse taal in woord en schrift

Doorgroei mogelijkheden

Farmtrace is een ambitieuze, groeiende organisatie waarin met groei een groter, internationaler takenpakket en verantwoordelijkheid ontstaat.

Salarisindicatie

  • Marktconform