Bijdrage aan de organisatie

Het is van groot belang dat de financiële- en personeelsadministratie feilloos uitgevoerd worden; dit is de verantwoordelijkheid van de ‘HR & finance officer’. Hij/zij is dagelijks bezig met het registreren, verwerken en optimaliseren van informatie en beheert hij/zij de planning en processen die dit mogelijk maken. Dit gebeurt in het eigen systeem én in samenwerking met externe partners. In een groeiende veranderende organisatie is het zijn/haar taak om ervoor te zorgen dat beleid, processen en systemen op het gebeid van HR en accounting bij blijven bij de veranderingen. Daarnaast speelt hij/zij met zijn/haar ervaring en input een belangrijke rol in de ondersteuning van het MT. Zijn/haar senioriteit en houding ondersteunen deze rol.

Taken & verantwoordelijkheden

HR

• Verantwoordelijk voor een correctie personeelsadministratie t.a.v. ziekte, verzuim, uren en loon.
• Beheert personeelsdossiers t.a.v. contracten & opleidingen.
• Ondersteunt proactief het management op het gebied van HR-beleid door middel van rapportages, planningen en voorstellen.
• Onderhoudt het contact, controleert en werkt samen met de externe loonadministratie (uitgevoerd door accountant).

Finance

• Controleert de facturen van leveranciers en stemt bij verschillen af met betreffende functionarissen en/of leverancier.
• Boekt kostenfacturen in, zet betalingen klaar en verwerkt en controleert bankmutaties in de administratie.
• Voert debiteurenbeheer uit
• Stelt financiële rapportages op ten behoeve van het management
• Onderhoudt het contact, controleert en werkt samen met de externe accountant, bijvoorbeeld t.b.v. de jaarcyclus.

Algemeen 

• Beheren van verzekeringsportfolio van de organisatie inclusief regulier contact met verzekeraars of tussenpersoon
• Proactief aandragen van en bijdragen aan de verbetering van dagelijkse organisatorische werkzaamheden binnen het administratieve proces. 
• Ondersteund door externe partners, beleid t.a.v. HR & accounting continu bewaken in relatie tot relevante wet-en-regelgeving en verbeteringen voorstellen aan het management 

Ondersteunend aan

• Management t.b.v. HR, finance & accounting
• Afdeling ‘ELDA externe administratie’ t.b.v. optimalisatie, ondersteuning & vervanging

KPI’s

• Juistheid & volledigheid van dossiers & administratie
• Tijdigheid van rapportages, proces- & dossierstukken
• Discretie t.a.v. personeelsdossiers en financiële informatie 
• Verbeterpotentieel in relatie tot organisatorische groei en verbetering

Werklocatie – Rijen, Nederland

Interne relaties – Alle medewerkers t.b.v. uitvoerende werkzaamheden, informatie en advies

Externe relaties – Leveranciers & tussenpersonen van diverse diensten; verzekeraars, accountants, recruiters

Leidinggevende – General manager/CFO

‘Direct reports’ – Geen/administratief medewerkers

Vervanging – Administratief medewerker tbv uitvoerende werkzaamheden; CFO tbv inhoudelijke onderwerpen

Eigenschappen en competenties

• Discreet, zorgvuldig & zelfstandig
• Communicatief sterk, goede interpersoonlijke en leidinggevende vaardigheden; toegankelijk
• Goede organisatievaardigheden, gestructureerd; heeft & houdt overzicht en is kostenbewust
• Sterke analytische vaardigheden; in staat om rapportages op te stellen en te analyseren
• In staat om verbanden te leggen tussen strategie & operatie en korte- en lange termijn doelstellingen

Kennis en vaardigheden

• Beschikt over HBO denk- en werkniveau met een opleiding in een relevant vakgebied
• Meerjarige werkervaring in een (personeels-) administratieve, boekhoudkundige functie
• Ervaring met het werken in boekhoudpakketten
• Uitstekende beheersing van MS Office (Excel) en ervaren in het opstellen van rapportages
• Uitstekende beheersing van Engelse en Nederlandse taal in woord en schrift

Doorgroei mogelijkheden

Farmtrace is een ambitieuze, groeiende organisatie waarin met groei een groter, internationaler takenpakket en verantwoordelijkheid ontstaat.

Salarisindicatie

• Marktconform